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구글 스프레드 시트 - 협업 기능 4개(공유, 필터 등)
구글 스트레드 시트는 한개의 시트를 실시간으로 여러명이 편집할 수 있다. 그래서 협업 시 매우 편리하다. 하지만 이런 특징 때문에 내가 모르는 수정이 생기거나 데이터가 꼬이는 문제도 발생한다. 이런 단점을 줄이고 장점을 살릴 수 있도록 협업 시 알아야 하는 기능 4개를 소개한다.
협업 기능 4개
1. 공유
2. 히스토리 관리
3. 댓글
4. 필터 보기
1. 공유
협업의 기본이 되는 기능이다. 파일 또는 폴더를 원하는 사람에게 공유할 수 있다. 뷰어, 댓글 작성자, 편집자 3가지 중 원하는 권한도 설정할 수 있다.
특정 사람이 아닌 불특정 다수에게 공유 하고 싶은 경우 링크에 권한을 설정해 공유할 수 있다.
Tip. 회사에서 G suite을 쓰는 경우 회사에 속한 사람들에게만 공유하는 옵션이 추가 된다.
2. 히스토리 관리
다른 작업자가 실수로 중요한 데이터를 지운걸 나중에 알았다면 어떻게 해야 할까? 구글 스프레드 시트는 사용자가 파일을 별도로 저장하지 않지만 시스템이 주기적으로 버전을 기록해둔다. 그리고 사용자는 시스템이 기록해둔 버전으로 파일을 되돌릴 수 있다.
Tip. 사용자가 원하는 시점에 버전을 기록하고 싶다면 ‘파일 - 버전 기록 - 현재 버전 이름 지정’을 이용한다.
3. 댓글
특정 셀을 지정해 공동 작업자에게 의견을 전달하고 싶을 때 댓글 기능을 이용할 수 있다. 댓글에 이어서 계속 댓글을 달 수 있고 완료 표시를 해 안보이게 할 수 있다.
Tip. ‘@이메일 주소’을 댓글에 입력하면 특정 사람을 태그 할 수 있다.
Tip. 댓글 기록 열기(Ctrl+Alt+Shift+A)에서 시트에 등록 된 댓글을 한 곳에서 확인 할 수 있다.
4. 필터 보기
필터를 통해 원하는 데이터를 쉽게 모아 볼 수 있다. 하지만 실시간으로 화면을 공유하는 시트의 특성 상 필터를 걸면 모든 작업자가 필터가 걸린 화면을 보게 된다. A 작업자는 필터가 걸린 화면을 보고 싶고 B 작업자는 필터가 걸리지 않은 화면을 보고 싶은 경우 ‘필터 보기’ 기능을 사용하면 된다.
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